Kabarkalimantan.id — Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kalimantan Selatan kembali memusnahkan ribuan arsip yang berasal dari tiga instansi berbeda. Arsip-arsip tersebut dihimpun dari Badan Koordinasi Penyuluhan Pertanian, Perikanan, dan Kelautan (Bakoorluh), Dinas Kebudayaan dan Pariwisata, dan Rumah Sakit Anshari Saleh. Pemusnahan arsip ini merupakan bagian dari upaya untuk menjaga kualitas pengelolaan arsip di provinsi tersebut, serta memastikan bahwa arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna bisa dibuang dengan tepat dan sesuai prosedur yang berlaku.
“Arsip Bakoorluh yang dimusnahkan berasal dari periode 1992 hingga 2001. Terhitung ada 1.091 berkas yang dimusnahkan, sementara arsip permanen yang tetap disimpan berjumlah 1.596 berkas,” ungkap Kepala Dispersip Kalimantan Selatan, Nurlianie Dadie, pada hari Selasa (17/12). Nurlianie menjelaskan bahwa pemusnahan ini dilakukan untuk memastikan bahwa hanya arsip yang masih relevan dan memiliki nilai historis atau administratif yang akan dipertahankan, sementara arsip yang sudah tidak diperlukan lagi akan dibuang untuk menghindari penumpukan dokumen yang tidak lagi bermanfaat.
Selain arsip dari Bakoorluh, arsip yang dimusnahkan juga berasal dari Dinas Kebudayaan dan Pariwisata. Dari dinas ini, tercatat 472 berkas yang dimusnahkan, dengan arsip permanennya berjumlah 717 berkas. Di samping itu, Rumah Sakit Anshari Saleh juga turut berpartisipasi dalam pemusnahan arsip. Sebanyak 514 berkas dimusnahkan oleh rumah sakit ini, sementara arsip permanen yang harus disimpan sebanyak 227 berkas.
Pemusnahan arsip yang dilakukan kali ini bukan berarti bahwa seluruh arsip yang ada di instansi-instansi tersebut langsung dimusnahkan. Nurlianie menegaskan bahwa hanya arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna atau yang masa retensinya sudah habis yang dimusnahkan. Arsip permanen yang tetap penting dan memiliki nilai jangka panjang akan disimpan dengan baik hingga menjadi arsip statis. Arsip statis ini biasanya akan menjadi bahan untuk keperluan sejarah, penelitian, atau referensi di masa yang akan datang.
Nurlianie menjelaskan bahwa jumlah arsip yang dimusnahkan setiap tahunnya terus meningkat. Meski demikian, tren pemusnahan arsip ini mulai menurun setelah dilakukan pemusnahan besar-besaran sebelumnya. “Pada tahun 2020, kami sudah memusnahkan sebanyak 26.585 berkas. Hari ini, hanya 2.077 berkas yang dimusnahkan, sementara sisanya sebanyak 2.549 berkas adalah arsip permanen yang harus disimpan,” ujarnya. Hal ini menunjukkan bahwa upaya pengelolaan arsip di Kalimantan Selatan semakin terorganisir dan lebih selektif dalam menentukan arsip yang perlu disimpan atau dimusnahkan.
Nurlianie juga mengimbau kepada seluruh SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) di Kalimantan Selatan untuk menyimpan arsip dengan baik di unit arsip masing-masing. Ia mengingatkan bahwa Depo Arsip, yang merupakan tempat penyimpanan arsip yang dikelola oleh pemerintah, tidak menerima arsip dalam bentuk yang tidak terorganisir atau dalam jumlah yang terlalu banyak dalam satu waktu. “Kami memberikan pembinaan kepada setiap SKPD tentang cara penyimpanan arsip yang benar. Jika usia arsipnya sudah mencapai 10 tahun atau kurang, arsip tersebut bisa dimusnahkan oleh SKPD yang membuatnya,” jelas Nurlianie.
Ia berharap bahwa semua SKPD akan segera memusnahkan arsip-arsip yang sudah tidak lagi memiliki nilai guna, sehingga tidak ada lagi penumpukan arsip yang tidak diperlukan di tempat penyimpanan. “Tidak semua arsip itu penting. Ada arsip yang masa retensinya sudah habis dan tidak memiliki relevansi lagi dengan pekerjaan atau administrasi saat ini. Oleh karena itu, penting bagi setiap instansi untuk secara rutin mengevaluasi arsip yang dimiliki dan segera melakukan pemusnahan terhadap arsip yang tidak lagi diperlukan,” tutup Nurlianie.
Dengan adanya upaya pemusnahan arsip secara berkala ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kalimantan Selatan berharap dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan arsip, sekaligus mengurangi beban penyimpanan arsip yang tidak berguna. Kegiatan ini juga menjadi bagian dari upaya untuk mendukung pengelolaan arsip yang lebih modern dan sesuai dengan kebutuhan organisasi serta peraturan yang berlaku.
